e-Arşiv programı, elektronik fatura kapsamında yer almayan müşterilere ürün ya da hizmet satışına dair belgenin gönderiminde kullanılır. Küçük ve orta ölçekli işletmeler, e-Fatura’nın yanı sıra e-Arşiv’e geçiş yapabilir. Böylece ürün ya da hizmet ihtiyaçlarını gidermek amacıyla kendilerini seçen tüm müşterilerine elektronik ortamda fatura gönderimi yapabilme avantajına kavuşabilirler.
e-Arşiv Ne İşe Yarar?
e-Arşiv, son kullanıcı da dahil olmak üzere alıcı konumundaki tüm kişilere yönelik faturaların dijital ortamda hazırlanmasını ve gönderimini mümkün kılar. Ancak T.C Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kullanıma sunulan programın tek işlevi belge oluşturulması ve gönderimi ile sınırlı değildir. Elektronik arşiv uygulamasını kullanan işletmeler, bünyelerinde fiziksel arşiv alanı oluşturmak yerine tüm faturalarını güvenli sunucularda saklama olanağına kavuşur. e-Arşiv kullanıcıları ayrıca ihtiyaç duymaları hâlinde elektronik faturalarını belirli kriterlere uygun olarak listeleyebilme esnekliğinden faydalanabilir.
e-Arşiv Kullanma Avantajları Nelerdir?
e-Arşiv programına geçiş yapan işletmeler, birçok avantajdan faydalanma imkânı bulur. Bu avantajların en önemlileri şunlardır:
- Elektronik ortamda hazırlanan faturalar, e-posta yoluyla alıcıya ulaştırılabilir. Programın sağladığı bu kolaylık, tahsilat süreçlerini hızlandırırken kağıt tüketimini kayda değer oranda azaltır.
- Baskı ihtiyacı ve geleneksel gönderim kanallarının kullanımı gibi zorunluluklar ortadan kalktığı için fatura özelindeki operasyonel giderlerde azalma sağlanabilir.
- e-Arşiv aracılığıyla detaylı raporlar dakikalar içerisinde oluşturulabilir. Böylece mutabakat ve iç denetim süreçleri, minimum hata olasılığı ile rahatça tamamlanabilir.
- Elektronik arşiv programı, fatura oluşturulması için mutlaka ofiste bulunulması zorunluluğuna son verir. Kullanıcılar, kendilerine ait giriş bilgileri ile diledikleri yerden, istedikleri zaman sisteme bağlanıp ihtiyaç duydukları işlemleri gerçekleştirebilir.
- Programın sağladığı avantajlar arasında ihtiyaç duyulan fatura bilgilerine hızlı erişim de yer alır. e-Arşiv sorgulama özelliği sayesinde gerekli bilgiler saniyeler içerisinde görüntülenebilir.
- e-Arşiv programına geçiş son derece kolaydır. Üstelik kullanım için zorlayıcı harcamalara katlanma durumu söz konusu değildir. İşletmenin mevcut yazılım altyapısı göz önünde bulundurularak GİB Portal ya da doğrudan entegrasyon seçeneklerinden herhangi biri tercih edilebilir.