Doğru tarayıcı seçimi yaparak dijital dönüşüme ayak uydurmak aslında çok önemlidir. Xerox dijital dönüşüme hazırlanan ofislere, dijital dönüşümün en önemli aşamalarından biri olan kağıttan dijitale geçişte kullanılacak tarayıcı cihazları ile ilgili önemli tavsiyelerde bulunarak bizleri bilgilendiriyor.
Dijital dönüşüm, her geçen gün her ölçekten işletme için bir tercih olmaktan çıkıp bir zorunluluk haline geliyor, rekabet edebilmek ve varlığını sürdürmek isteyen işletmeler için bu konu kritik önem taşıyor. Kağıt tabanlı iş süreçlerini ve doküman iş akışını iyileştirerek çalışan verimliliğini artırmak ve ofis maliyetlerini azaltmak isteyen işletmeler, dijitalleşme yoluna gitmeyi seçiyor. Dijital dönüşümün ilk adımlarından biri olan kağıt ortamlardaki bilgi ve veriyi dijital ortama aktarma işi, kaliteli ve ihtiyaca uygun tarayıcı cihazı seçimini ön plana çıkarıyor.
Dijital dönüşüme başlamak için ilk adım
Yeni nesil tarayıcılar buluta tarama özellikleriyle dikkat çekiyor. Opsiyonel olarak sunulan yazılım desteği ile belgeleri Dropbox, Office 365 ve Google Drive gibi popüler bulut platformlarına ve istenilen bilgisayarlara tarayabilen bu cihazlar, dokümanlara her yerden erişim imkanı sağlarken, iş süreçlerini de hızlandırıyor.
Son teknoloji tarayıcıların model ve türlerine bağlı olarak, farklı boyutlardaki dokümanlar anında tespit edilebiliyor ve ek bir işleme gerek kalmadan kağıt boyutuna uygun şekilde tarama yapılabiliyor. Bu özellik sayesinde dokümanlar boyut sırasına göre diziliyor ve her biri için ayrı ayrı işlem yapma ihtiyacı ortadan kalkıyor. Böylece çalışanların zaman ve iş verimliliği kaybının önüne geçiliyor.
İş hacmi yoğun olan ofisler tarama hızı yüksek ve çift yönlü tarama özelliği olan tarayıcılar tercih etmeli. İş hacmi düşük olan ofisler tek yönlü tarama özelliğine sahip daha yavaş çalışan tarayıcıları tercih edebilir. Yapılan iş türüne bağlı olarak da siyah beyaz ağırlıklı ya da yüksek çözünürlüklü renkli tarama yapan tarayıcılar seçilebilir. Tercih edilecek tarayıcı cihazının çok fazla ayar yapmaya gerek olmadan, bir iki tuşa basarak tarama işlemini yapmaya hızlıca hazır hale gelebilmesi de dikkat edilmesi gereken noktalardan biri.
İhtiyaca göre tarayıcı seçimi
Tarayıcı satın alırken ihtiyaçları çok iyi analiz etmek ve bu ihtiyaçlara en uygun tarayıcıyı bulmak önemli. Tarayıcı cihazı alınmadan önce muhakkak test edilmeli, tüm eksi ve artıları ile iyice analiz edilmelidir. Ayrıca alınacak ürün ve markanın satış sonrası servis destek hizmetlerinin kalitesi ve yaygınlığı hakkında da bilgi sahibi olunmalı.
Xerox iş analistleri, her türden çalışma ortamının IT altyapısına kolayca entegre edilebilen, kağıt maliyetlerini azaltan, kağıt dokümanların taşıdığı zarar görme riskini ortadan kaldıran ve ofis verimliliğini artıran tarayıcı cihazlarının, dijitalleşme yolunda sağlam adımlar atmak isteyen işletmeler için ideal bir başlangıç olarak öne çıktığını belirtiyor.